При использовании документов за границей может потребоваться апостиль, консульская легализация или перевод. Эти процедуры решают разные задачи: апостиль и легализация подтверждают подлинность официального документа, а перевод делает его содержание понятным принимающей стороне.
Апостиль
Апостиль — специальное удостоверение, подтверждающее подлинность подписи должностного лица, его полномочия и подлинность печати или штампа на официальном документе.
Он применяется между странами — участницами Гаагской конвенции 1961 года, если документ и ситуация подпадают под её действие.
Апостиль не подтверждает достоверность сведений в документе и не заменяет перевод.
Консульская легализация
Консульская легализация — процедура подтверждения подлинности официального документа для использования в другой стране, когда применяется именно этот порядок.
Обычно она включает несколько этапов проверки и заверения документа компетентными органами страны выдачи и консульством или посольством страны назначения.
Конкретный порядок зависит от законодательства обеих стран. В некоторых случаях легализация не требуется благодаря международным соглашениям.
Нотариальный перевод
Нотариальный перевод нужен, когда документ необходимо предоставить на языке, установленном принимающим органом.
Нотариус, как правило, удостоверяет подлинность подписи переводчика, если перевод выполнен переводчиком, подпись которого нотариус может засвидетельствовать. В предусмотренных законом случаях нотариус может засвидетельствовать верность перевода.
Нотариальное заверение перевода не заменяет апостиль или консульскую легализацию. В зависимости от требований принимающей стороны могут потребоваться обе процедуры.
В чём разница?
Апостиль - подтверждает подлинность подписи, полномочий должностного лица и печати или штампа в установленном порядке.
Консульская легализация - подтверждает подлинность документа по отдельной процедуре через компетентные органы.
Нотариальный перевод - обеспечивает перевод документа в форме, которую принимает соответствующий орган.
Когда нужны эти процедуры
Например, иностранная компания предоставляет в Казахстане выписку из коммерческого реестра. В зависимости от страны выдачи, типа документа и требований принимающей организации может потребоваться:
1. Получить оригинал или официальную выписку.
2. Оформить апостиль либо пройти консульскую легализацию, если это необходимо.
3. Перевести документ на требуемый язык.
4. Заверить перевод в установленной форме.
Некоторые документы принимаются без апостиля и легализации на основании международных договоров. Поэтому порядок оформления нужно проверять для каждой конкретной ситуации.
Что проверить перед оформлением
❯ Перед подачей документов уточните:
❯ страну выдачи и страну использования документа;
❯ тип документа и требования к его оригиналу;
❯ необходимость апостиля или консульской легализации;
❯ язык перевода и форму его заверения;
❯ срок действия документа, если он установлен принимающим органом.
Главное: апостиль, консульская легализация и нотариальный перевод не заменяют друг друга. Необходимый порядок зависит от страны, типа документа и требований органа, которому его предстоит предоставить.